5 beste tips for en ryddig og oversiktlig innboks

Det er lett å føle seg overveldet av mengden e-post som strømmer inn i innboksen vår. Men med de riktige verktøyene kan du ta kontroll over e-posten din og skape en innboks som er både ryddig og oversiktlig. Gmail tilbyr en rekke funksjoner som kan hjelpe deg med dette. 

Her er fem av mine beste tips for å få en ryddigere innboks med Gmail 👇

‍

1. Bruk etiketter og kategorier 🏷️

Etiketter og kategorier fungerer som mapper i Gmail. Sett også på flere etiketter på én og samme mail, så finner du den flere steder. 

Sånn oppretter du etiketter: 

1. Klikk på pluss-tegnet ved siden av der det står Etiketter og velg et navn, eventuelt også en farge. 
2. Sett ettiketter på mailer på flere måter. Du kan høyreklikke, velge “Sett på etikett”, eller markere mailene du skal, og klikke på etikett-ikonet øverst

For eksempel, kan du lage etikettene “Action”, “Follow-up” og “Later”, som du kan bruke for å jobbe effektivt med innboksen din. 

‍

‍

2. Utnytt magien bak filtre 📂

Lyst til å sortere e-posten din automatisk? Ta i bruk filtre som lar deg sortere innkommende e-post basert på kriteriene du setter opp 

Sånn oppretter du et filter: 

1. Åpne avansert søk i Gmail din. 
2. Sett opp kriterier ved fylle in feltene du vil sortere på. Som for eksempel avsender, emne eller nøkkelord. 
3. Velg så hva du vil at skje med e-posten. Skal slike mailer hoppe over innboksen? Kanskje du vil at slike mailer skal få en bestemt etikett ? 

Er du som meg som blir oversvømt med kalender-invitasjoner og notifikasjoner fra kalender? Ja, noe kan filtreres ved å skru av varslene, men det er jo greit å få det med seg også. Men vi trenger ikke å kanskje få de inn i innboksen? 

Slik har jeg gjort det. 

1. Opprettet en etikett som heter “Kalenderinvitiasjoner” 
2. Åpne avanasert søk i Gmail
3. Legg til din egen mailadresse i “Til”-feltet
4. I feltet “Inneholder ordene” legger du til invite.ics OR invite.vcs
5. Huk av for at e-posten “Har vedlegg” 
6. Klikk på “Opprett filter”. 
7. Huk av for at slik e-poster skal “Hoppe over innboksen” 
8. Velg også etiketten den skal markeres mer
9. Og til slutt opprett filteret 

‍

‍

3. Arkiver gamle e-poster 🗃️

Har du mailer du vil fjerne fra innboksen din, men ikke slette? Da kan du også arkivere dem. 

Dette gjør du enkelt ved å: 

1. Høyreklikke på mailen du vil markere og velge Arkiver
2. Eller markere de mailene du ønsker, og velge arkiver øverst.

Så enkelt, men også veldig effektivt! 

‍

‍

4. Bruk "Ulest først"-funksjonen 📩

Vet ikke med deg, men å bruke mailen som en arbeidsliste er det jeg trenger. Derfor bruker jeg “Ulest først”. 

Sånn skrur du det på:

1. Åpne hurtiginnstillingene ved å klikke på tannhjulet
2. Scroll ned til du finner “Innbokstype”
3. Og velg “Ulest først”

Da har du helt enkelt alt ulest øverst, og alt lest under.

‍

‍

5. Bruk "Utsett"-funksjonen ⏰

‍

Fått en mail på fredag ettermiddag som du egentlig kunne tenkt deg å få mandag morgen i stedet?

Sånn kan du utsette en mail:

1. Hold musepekeren over mailen du ønsker å utsette 
2. Helt til høyre finner du et klokke-ikon. Klikk på den 
3. Velg et av de forhåndsdefinerte alternativene eller velg dato og tid selv. 

Og vips så kan du ta den mailen mandag morgen i stedet når du har tid til å svare på den. 

‍

‍

Dette er noen av mine beste tips for full kontroll over mailen din. Enkle og effektive funksjoner som du kan ta i bruk i Gmail. 

‍

‍

Hvis du vil lære mer om magien bak Google Workspace og hvordan du kan skape en mer effektiv arbeidshversdag, anbefaler jeg vårt kommende webinar "Mer tid til det som betyr noe med Google Workspace" 16. oktober kl. 09:00

Meld dere på her