Når man nå må tilpasse seg en hybrid arbeidshverdag, er produktivitet et viktig stikkord. Hvordan man skal balansere produktivitet og ansattes behov for fleksibilitet og work/life balanse.
Det er viktig å huske på at det å være produktiv ikke betyr masse overtid, men å jobbe smart og effektivt. Men en hybrid arbeidsplass kan bare være så produktiv om du ikke har en klar strategi på hvordan den skal være.
Start med å forstå hvordan de ansatte distribuerer tiden sin. Prøv å finne fram til vaner som ikke gjør de særlig produktive. Består dagen deres av mange møter? Jobber de mye utenfor arbeidstiden? Du kan fint observere, men for å komme lengre enn kun overflaten, er det best å rett og slett spørre de.
Med Google Forms kan du gjøre en anonym undersøkelse blant dine ansatte. Lag spørsmål som dekker hvordan de håndterer arbeidsmengde, har de nok tid til å gjøre det de skal gjøre, går det for mye tid til møter, og hvilke verktøy synes de fungerer best for samarbeid og kommunikasjon.
Når det gjelder hvor mye tid vi bruker i møter kan det være mye og det kan påvirke arbeidsdagen veldig. Ved å bruke Statistikk om tidsbruk i Google Kalender, får du en full oversikt over hvor mye tid man bruker på møter og hvor mye fokustid du har til annet arbeid.
Når du nå har startet med et generelt overblikk over arbeidsvaner blant dine ansatte, kan du begynne å løfte på steinene for å se hva som er under de. Få en bedre forståelse for hver individuelle ansatt og hvilke metoder de bruker for å styre sin arbeidstid.
Du kan foreslå at de setter av en uke til å selv observere egne vaner og metoder.
Vi bruker selv Timely, et supert verktøy for å få overblikk på hva vi bruker tid på. Den kan fint kobles opp mot din Google Kalender, i tillegg til å lastes ned på din maskin.
Sørg for at du følger opp de ansatte individuelt i etterkant. Her vil du få mulighet til å forstå deg på når de jobber best, hvor man kan gjøre forbedringer, og begynne å justere deretter.
Ved å ha en grunnleggende og individuell forståelse av de ansattes arbeidsvaner og tidsstyring, kan det settes av tid til å jobbe med egne rutiner for dette. Se etter muligheter som utnytter dere gode vaner og kompenser for utfordringene.
Det er veldig viktig å tenke på at man ikke kan dra alle under en og samme kam. Men legge til rette for at de har de verktøyene og ikke minst friheten de trenger for å kunne planlegge sin arbeidshverdag mest produktivt. Noen liker å starte dagen med tyngre strategiske oppgaver på morgenen, mens andre har mer energi til å gjøre det senere på dagen.
Det er lite som slår en god kalender-løsning når det gjelder å planlegge arbeidsdagen og uken. Med Google Calendar får alle oversikt over hverandres tid, når de er ledige og når de ikke er det.
Tips: Bruk Fokustid i kalenderen. Sett av tid på dagen for oppgaver og når du ikke vil forstyrres av andre eller møter
Mail er også noe vi alle bruker mye, noe vi gjerne åpner og sjekker hver morgen og lar stå framme hele dagen. Trenger du fokustid så kan du i Gmail utsette mail til senere eller stjernemerke dem. Så enkelt som det kan du ta hånd om mailen din senere, når du har tid.
Målet er ikke nødvendigvis å få plass til enda flere arbeidsoppgaver for ansatte, men heller og jobbe smartere. Smart bruk av tid og å effektivisere hvordan man jobber kan være det som blir bedriftens gjennombrudd.
Kom i gang med Google Workspace! Ta kontakt med oss på tlf: 459 69 999, eller ta kontakt med oss her
